Klantcase

Achterover leunen tijdens de livegang: SAP S/4HANA succesvol uitgerold in Emmen 

Teijin was bezig met de overgang van het bestaande SAP-systeem (R/3) naar SAP S/4HANA. Op het gebied van inkoop liep de organisatie achter ten opzichte van de andere onderdelen van het project en was er dringend behoefte aan een delivery lead aan de businesskant om deze stream weer op stoom te krijgen. Naast de gebruikelijke uitdagingen van een systeemmigratie speelde er een tweede probleem: jarenlang verzamelde inkoopdata, zoals purchase orders en aanverwante gegevens, was slecht onderhouden. Voordat er iets kon worden gemigreerd, moest eerst duidelijk worden welke data nog relevant was en welke kon worden opgeschoond.  
Gerealiseerde impact

Key take-aways

Eén team, één richting

Een migratie onder tijdsdruk vraagt om een team dat dezelfde kant op werkt. Dat levert betere oplossingen op dan wanneer iedereen zijn eigen koers vaart. 

Opschonen vóór je migreert 

Jarenlang opgebouwde databronnen bevatten altijd historische ruis; alleen data opschonen vóór migratie voorkomt dat fouten worden meegenomen naar het nieuwe systeem. 

Business en techniek naast elkaar 

Een migratie slaagt sneller wanneer een business-verantwoordelijke en een technische tegenhanger gelijk opgaan, met heldere taakverdeling. 

Een rustige go-live is het bewijs van goede voorbereiding

Waar andere migraties binnen dezelfde context achteraf veel herstelwerk vergden, is een go-live zonder verrassingen het resultaat van grondige voorbereiding vooraf. 

Aanpak

  1. Delivery lead op de businesskant: Erwin startte op een lopend project als delivery lead voor de inkoopstream, met een technische tegenhanger die verantwoordelijk was voor de systeemkant. Samen zorgden zij dat alles volgens de vooraf uitgewerkte processen binnen de SAP S/4HANA-template werd opgeleverd, onder tijdsdruk.  
  2. Opschonen van jarenlange inkoopdata: Voordat gemigreerd kon worden, is de bestaande data, jarenlang opgebouwd uit inkopen en purchase orders met wisselend onderhoud, geïnventariseerd en opgeschoond, zodat alleen nog relevante data werd meegenomen naar het nieuwe systeem.  
  3. Begeleiden van de volledige overgang: Gedurende ruim een jaar begeleidde Erwin de hele overgang voor de vestiging in Emmen, van procesinrichting tot aan de daadwerkelijke livegang.  
  4. Succesvolle livegang: De SAP S/4HANA-implementatie voor de vestiging in Emmen is live gebracht, met een team dat gedurende de migratie zelf al het gevoel had de zaken op orde te hebben.  

Resultaat

De inkoopstream van Teijin is succesvol overgezet van het oude SAP R/3-systeem naar SAP S/4HANA voor de vestiging in Emmen. Door eerst de datakwaliteit op orde te brengen en daarna pas te migreren, verliep de livegang zonder de grote nasleep die dit type trajecten vaak kent. Het team kon zich tijdens de kritieke migratiefase richten op controle in plaats van op brandjes blussen. Dat kwam direct door de grondige voorbereiding op zowel proces- als dataniveau.  

Expert
Erwin Nijenhuis 

Business Consultant  

+31 6 23 07 48 38 stefan.lemmens@pernino.com

Gerealiseerde impact

Eén jaar begeleiding, één geslaagde livegang 

Van startpunt als delivery lead tot succesvolle livegang van de vestiging Emmen: ruim een jaar intensieve begeleiding van de inkoopstream.