Klantcase

Eén dataveld, twee namen: hoe DAF Used Trucks drie platformen elkaar leert verstaan

Elke vrachtwagen die DAF verkoopt, kan terugkomen als gebruikte truck, meestal aan het einde van een leasecontract. Dat geldt wereldwijd, vooral in Europa. Bij DAF Used Trucks lopen die voertuigen door drie systemen: een dataplatform waar alle data binnenkomt en weer wordt doorgestuurd, een assetmanagementsysteem waarin collega's de werkprocessen rond elk contract uitvoeren, en een e-commerce platform waarop dealers en traders bieden.

Die systemen moeten elkaar goed begrijpen. Een dataveld heeft in het ene systeem een andere naam dan in het andere, en teams wachten op elkaar met de volgende stap. DAF Used Trucks schakelde Pernino in. Business Consultant Hedwig van Basten Batenburg werkt er als cross system design specialist, zoals DAF die functie noemt, en verbindt de teams en systemen met elkaar.

De impact

Key take-aways

Blijven communiceren houdt systemen verbonden:

Wie in een project met meerdere teams informatie blijft ophalen en vragen blijft stellen, houdt teams en systemen op één lijn.

Vertrouwen bouw je in kleine stappen:

In een langlopend traject leveren kleine stappen op termijn de meeste impact, terwijl te snel veranderen weerstand oproept.

Regelmatig uitzoomen houdt de koers vast:

Wie samen kijkt waar het project heen gaat en waar bijgestuurd moet worden, verdrinkt niet in de waan van de dag.

Open samenwerking verbetert de oplevering:

Dingen uitspreken en bespreken leidt tot betere samenwerking in het projectteam, ook als dat soms schuurt.

Onze aanpak

  1. Starten vanuit de requirements van de business: Aan het begin van het project leverde de business een lijst met requirements aan. Het project loopt in fasen, de zogeheten tracks. Het team zit nu in track drie, track vier volgt. Het werk loopt via Azure DevOps. 
  2. Nieuwe wensen vertalen naar wat elk team moet doen: Vraagt een gebruiker om nieuwe functionaliteit en valt die binnen de scope, dan bepaalt het team wat het dataplatform moet doen en wat daarvoor nodig is van de andere systemen. 
  3. Eén solution design waar iedereen mee akkoord gaat: Het team schrijft daarvoor een solution design. Pas als alle betrokken teams akkoord zijn, gaat het werk door. 
  4. De planning uitrollen over de systemen: De projectmanager maakt de planningen. Hedwig zorgt als rechterhand van de projectmanager dat ze in de verschillende systemen worden uitgevoerd. 
  5. Teams en systemen blijven verbinden: Hedwig haalt de hele dag de status op bij de teams, via berichten in Teams en door lijstjes langs te lopen. De Scrum masters begeleiden de sessies zelf. Hedwig stuurt waar nodig bij en valt in als iemand ontbreekt. Het tempo houdt ze bewust beheerst: zodat we de hebben om een kwalitatief goed systeem neer te zetten. 
  6. Doorontwikkelen en samen uitzoomen: In track drie gaat het om het verbeteren van bestaande processen, meer automatisering, veiligheid en consistentie van data, compliance en cybersecurity. Ook de stabiliteit en schaalbaarheid van de platformen vragen aandacht, want er komen alleen maar trucks bij en hun data blijft jarenlang bestaan. De vraag is hoe het team aan de wensen van gebruikers kan voldoen zonder alleen maar maatwerk te bouwen. De vier Pernino-collega's op het project zoomen regelmatig samen uit om te toetsen waar het heen gaat en waar ze moeten bijsturen. 

            Resultaat

            Het project loopt nog. De drie systemen en hun teams stemmen hun ontwikkelingen op elkaar af door samen akkoord te gaan op het solution design voordat er wordt gebouwd. De bijdrage van Pernino zit minder in één losse oplevering dan in de manier waarop het projectteam samenwerkt: beter samenwerken en efficiënter opleveren. Prioriteiten kunnen snel wijzigen. Daarom is het extra fijn om als Pernino-collega’s te kunnen terugpakken en de koers bewaken.

            Expert
            Hedwig van Basten Batenburg

            Business Consultant

            De impact

            Open samenwerking

            Pernino brengt een open werkwijze in waarin dingen worden uitgesproken en besproken. Soms schuurt dat, maar het projectteam werkt er beter door samen.

            1,5 jaar of langer

            Pernino-consultants zijn bij dit project niet voor twee maanden, maar voor 1,5 jaar of langer. Kleine stappen bouwen in die tijd vertrouwen op en leveren uiteindelijk veel impact op.